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公司公章的保管及注意事项

分类:法规解读    时间:(2019-08-07 10:23)    点击:246
印章管理对于每一个公司来说,都至关重要,本文就公司印章管理的法律风险及其防范措施逐一进行介绍。

  一、 公司印章的类别及功能

  公司印章主要分为五种:

  (一) 公章,用于公司外部对公事务处理。

  (二) 合同专用章,通常在公司签订合同时使用。

  (三) 法定代表人章,用于特定的用途,如公司出具票据时使用。

  (四) 财务专用章,用于公司支票、汇票等票据的出具。

  (五) 发票专用章,用于公司开具发票。

  二、 刻制公司印章的程序和手续

  刻制印章,公司需要提交营业执照副本、税务登记证副本(或三证合一后统一证件),法人身份证,先到公安局登记备案,公安局开出证明后,到指定的地点刻章。一般需提供以上材料的原件及复印件。

  三、不同印章的法律效力有无区别

  只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效,并无严格意义上法律效力大小之别。但是,由于印章的使用范围不同,导致人们以为印章有效力大小之分。

  公章在所有印章中具有最广的使用范围,是法人权利的象征,在现行的立法和司法实践中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件,具有极高的法律效力,凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

  四、公司在印章管理使用方面主要存在的问题及风险

  (一)印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门就可随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。

  (二)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

  (三)有的公司没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自己的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

  (四)有的公司没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单由经理办公室保存,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。

  (五)有的公司印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。

  (六)有的公司为追求收益,允许不具备资质的公司挂靠施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,公司就要承担相应责任。

  (七)有的公司不重视管理项目部印章,意识不到项目部印章对公司的重要性,项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给公司带来较大的法律风险。

  (八)有的公司印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给公司带来了不可挽回的损失。

  (九)有的公司在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。

  五、公司印章保管使用建议

  (一)公司印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

  (二)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

  (三)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。

  (四)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司报告;

  (五)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;

  (六)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回;

  (七)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;

  (八)在印章使用中违反规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。

  (九)公司在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,公司印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,由法律管理部门按法律规定解决。

  六、有关公司印章的10个常见问题

  (一)公章可否代替合同专用章?

  在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。

  (二)公章可否代替法定代表人章?

  视具体情况而定,如委托授权书上应有法定代表人签字或盖章,此时仅有公章是不行的。

  (三)合同未加盖公章但有法定代表人签字,合同是否有效?

  《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以公司名义从事民事活动时代表公司,因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效。除非约定合同生效需签字并盖章。

  同理,虽然合同没有盖章,但如果在合同上签字的人得到了公司相应的授权,那么合同一样是有效的。

  (四)合同所盖印章并非合同专用章,而是采购专用章、项目部专用章等,合同是否有效?

  合同上加盖的印章虽然并非合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但这是该公司自身管理方面存在的漏洞,如该公司不能提交相应的证据,证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖,即应认定公司承认合同的效力。

  此外,《合同法》第三十七条规定:“采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立”,因此如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

  (五)公章外借他人使用,他人私下签订的担保合同是否有效?

  公司作为独立的公司法人,公司印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证,公司负责人或其他管理人员,经过公司授权后,只是印章暂时的持有者和保管者,其行使公司印章所产生的权利义务,应由该公司来承担责任,而不应由持有者或保管者承担责任。公司自愿将公司印章外借他人使用,应视为公司授权他人使用公司印章,该印章所产生的权利义务关系应由该公司承担。因此,公章外借他人使用并私下签订的担保合同有效,公司需要承担担保责任的。

  (六)合同上加盖分公司的印章是否有效?

  分公司虽然没有独立法人地位,但分公司也领取营业执照,能够成为民事诉讼的被告,因此在合同上加盖分公司的印章,一般也认定合同有效,相关的民事责任由总公司承担。

  (七)能否只用公章不用其他印章?

  不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

  (八)什么是电子印章?电子印章的使用范围?

  自《电子签名法》实施后,电子印章(签名)就具有了合法地位。

  所谓电子印章(签名)并不是实体印章的图像化,而是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。通俗点说,电子印章(签名)就是一个能够识别出具体盖章人(签名人)的电子数据密钥。

  除了法律法规规定不适用电子文书的情况,都可以约定使用电子印章。

  电子印章不适用于:

  (1)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;

  (2)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;

  (3)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;

  (4)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

  (九)公司章程可以约定印章的使用规则吗,违反章程使用印章签订的合同是否有效?

  公司章程可以约定印章的使用规则,但由于章程仅对内有约束力,如果相对人是善意的,即使印章的使用违反章程,合同也有效。但是,违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。

  (十)公司更改名称后已使用新印章,盖有原印章的合同对公司是否仍有效力?

  公司名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务,盖有原公司名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力,因此对原公司名称印章应当妥善保管,可以明确保管人,必要时可以对该印章进行销毁并登记备案,以降低法律风险。

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